Überhöhte Transportabrechnungen: Die 10 häufigsten Fehler
Die zehn häufigsten Wachsamkeitspunkte beim Abgleich von Transportrechnungen, Paketdaten und Vertragsbedingungen.
Transportrechnungen enthalten zahlreiche Parameter: tatsächliches Gewicht, Volumengewicht, Tarifzonen, Zuschläge, ausgehandelte Rabatte, Treibstoffkosten, Zoll, Lieferoptionen oder Adresskorrekturen. Bei großen Volumina können bereits kleine Abweichungen im Jahresverlauf erhebliche Mengen ausmachen.
Überhöhte Rechnungen für den Transport sind nicht zwangsläufig auf einen vorsätzlichen Fehler zurückzuführen. Dies ergibt sich häufig aus der Komplexität von Preislisten, Beilagen, Paketdaten und Vertragsregeln.
Falsche Anwendung des in Rechnung gestellten Gewichts
Zur Überprüfung: tatsächliches Gewicht, Abmessungen, Volumenkoeffizient, Fotos oder Verpackungsdaten.
Falsche Tarifzone
Zur Überprüfung: Preisliste, Bestimmungsland, Postleitzahl und angewendetes Gebiet.
Falsche Treibstoffzuschläge
Zur Kontrolle: am Versanddatum gültiger Tarif, in Anspruch genommene Dienstleistung und Berechnungsgrundlage.
Gebühren für abgelegene Gebiete wurden falsch angewendet
Zur Überprüfung: Postleitzahl, offizielle Liste der abgelegenen Gebiete und betroffener Dienst.
Schlechte Anwendung ausgehandelter Rabatte
Zu überprüfen: Vertrag, ausgehandelte Staffelung, Rabattsatz und mögliche Ausschlüsse.
Gebühr für die Adresskorrektur
Zur Überprüfung: ursprüngliche Adresse, korrigierte Adresse, Zustellnachweis und geltende Tarifregel.
Doppelte Abrechnungen
Zur Überprüfung: Sendungsverfolgungsnummer, Rechnungsnummer, Versanddatum, Betrag und Bestellreferenz.
Die in Rechnung gestellte Leistung unterscheidet sich von der bestellten Leistung
Zur Überprüfung: bestellte Leistung, tatsächlich in Anspruch genommene Leistung, Lieferschein und Rechnung.
Missverstandene Zoll- oder Verwaltungsgebühren
Zur Prüfung: Incoterm, Land, Zollanmeldung, Zölle und Steuern, Belege.
Veraltete oder schlecht konfigurierte Vertragsbedingungen
Zu überprüfen: Datum des Inkrafttretens, Version der Preisliste, besondere Bedingungen und Änderungen.
Für Unternehmen, die mehrere hundert oder tausend Sendungen pro Monat verwalten, wird die manuelle Steuerung schnell zeitaufwändig. FretGuard automatisiert den Abgleich zwischen Rechnungen, Spediteurverträgen und Versanddaten, um Unstimmigkeiten zu erkennen, Anomalien zu priorisieren und Regularisierungsanfragen zu erleichtern.
Quellen und Referenzen
Automatisierte Prüfung
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