外包运输发票的控制涉及将部分审核委托给服务提供商。正确的问题是您想要委托给他们的工作：协调线路、限定差异、准备证明文件或跟踪回复。这些任务需要不同的数据和技能。将它们放在过于宽泛的标题下会使这些报价难以进行比较。
三个组织之间的选择
一次性审核
它回答一个分隔问题：检查周期、承运人或新运价表。当您在对组织进行更改之前寻找记录的诊断时，它非常适合。
经常性外包控制
它规定了定期批次、返回频率和监控责任。它需要稳定的出口和能够仲裁例外情况的内部联系人。服务提供商的能力和条款必须得到明确同意。
内部驱动软件
您的团队保持资格和讨论，同时该工具重复配置的检查。这种方法需要可行的基准和确定的时间来处理结果。
这些组织可以相互成功。初始任务可以将运价表排序并定义控件，然后软件帮助团队排练它们。根据员工的空闲时间、数据质量以及发票数量进行选择。
写谁做什么
指定一名经理负责传输出口信息，另一名经理负责确认合同规则，并指定一名授权人员解决争议。同一个人可以担任多个角色，但每个决定都必须有一个负责人。指定服务提供商是否准备文件或联系承运商本身，以及限制范围。
- 客户确认合同和已知的商业例外情况。
- 控制器记录计算结果并标记数据不足。
- 指定人员验证有争议的金额。
- 财务团队将收到的贷项通知单与相关文件进行核对。
- 运输经理决定对流程进行哪些改进。
比较相同范围的提案
询问承运人数量、电网版本和线路。指定缺失数据的处理、初始准备、返回频率和恢复格式。还要比较您的团队必须投入到任务中的时间。低廉的面价可能对应于将大部分资格留给您的服务。
对于与结果挂钩的报酬，定义保留的结果以及证明该结果的文件。发现的差异、接受的请求和实际收到的贷项通知单是三个不同的事件。在所有情况下，在提交完整的分析范围之前就费用和条款达成一致。
将传输的数据帧化
导出可以包含收件人或联系方式详细信息。限制与任务共享的信息并确定必要的访问权限。 CNIL 建议通过合同明确具体的责任、安全以及数据的恢复和销毁来构建分包。在转移之前与服务提供商检查这些要点。
用有用的指标评估任务
监控控制范围、没有足够文件的文件数量、合格数量、结算和内部费用。节省费用很有帮助，但减少重复错误和来回操作也很有帮助。第一个范围用于决定该方法是否值得扩展；不保证以下结果。
来源和参考文献
运输发票审核
审核第一批运输发票。
预留 30 分钟的时间来定义首次免费检查的承运人、期限和文件。
申请免费发票审核