外包運輸發票的控制涉及將部分審核委託給服務提供者。正確的問題是您想要委託給他們的工作：協調線路、限定差異、準備證明文件或追蹤回應。這些任務需要不同的數據和技能。將它們放在過於寬泛的標題下會使這些報價難以進行比較。
三個組織之間的選擇
免洗審核
它回答一個分隔問題：檢查週期、操作員或新運價表。當您在對組織進行更改之前尋找記錄的診斷時，它非常適合。
經常性外包控制
它規定了定期批次、返回頻率和監控責任。它需要穩定的出口和能夠仲裁例外情況的內部聯絡人。服務提供者的能力和條款必須明確同意。
內部驅動軟體
您的團隊保持資格和討論，同時該工具重複配置的檢查。這種方法需要可行的基準和確定的時間來處理結果。
這些組織可以相互成功。初始任務可以將運價表排序並定義控件，然後軟體幫助團隊排練它們。根據員工的空閒時間、資料品質以及發票數量進行選擇。
寫誰做什麼
指定一名經理負責傳輸出口訊息，另一名經理負責確認合約規則，並指定一名授權人員解決爭議。同一個人可以擔任多個角色，但每個決定都必須有一個負責人。指定服務提供者是否準備文件或聯絡承運商本身，以及限制範圍。
- 客戶確認合約和已知的商業例外情況。
- 控制器記錄計算結果並標記資料不足。
- 指定人員驗證有爭議的金額。
- 財務團隊將收到的貸項通知單與相關文件進行核對。
- 運輸經理決定對流程進行哪些改進。
比較相同範圍的提案
詢問承運人數量、電網版本和線路。指定缺失資料的處理、初始準備、返回頻率和恢復格式。也要比較您的團隊必須投入任務的時間。低廉的面價可能對應於將大部分資格留給您的服務。
對於與結果掛鉤的報酬，定義保留的結果以及證明該結果的文件。發現的差異、接受的請求和實際收到的貸項通知單是三個不同的事件。在所有情況下，在提交完整的分析範圍之前就費用和條款達成協議。
將傳輸的資料幀化
匯出可以包含收件人或聯絡方式詳細資訊。限制與任務共享的資訊並確定必要的存取權限。 CNIL 建議透過合約明確具體的責任、安全以及資料的恢復和銷毀來建構分包。在轉移之前與服務提供者檢查這些要點。
用有用的指標評估任務
監控控制範圍、沒有足夠文件的文件數量、合格數量、標準化和內部費用。節省費用很有幫助，但減少重複錯誤和來回操作也很有幫助。第一個範圍用於決定該方法是否值得擴展；不保證以下結果。
來源和參考文獻
運輸發票審核
審核第一批運輸發票。
預留 30 分鐘的時間來定義首次免費檢查的承運人、期限和文件。
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