Connecter le contrôle des factures transport à votre ERP

Connecter vos factures transport à l’ERP ne consiste pas seulement à déplacer des fichiers. Il faut relier chaque ligne à la bonne expédition, appliquer la bonne règle et rendre les exceptions compréhensibles. Voici les décisions à prendre avant de développer le connecteur.

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Réunir les données qui permettent le contrôle

L’ERP peut connaître une commande sans détenir le détail de ses colis ou le tarif transport applicable. Identifiez la source de chaque information, puis choisissez une unité de rapprochement stable : commande, expédition ou colis.

• Références : transporteur, facture, commande et expédition ; conserver les valeurs d’origine.
• Montants : devise, HT ou TTC, suppléments et période tarifaire.
• Formats : dates, unités de poids, champs obligatoires et valeurs manquantes.

Commencer par un échange maîtrisable

Un export CSV peut suffire pour un premier lot. Vérifiez d’abord les champs et la logique sur des fichiers représentatifs, avec leurs imperfections. Une API devient utile si la fréquence et les contraintes le justifient ; elle ajoute des questions de droits et de reprise.

La documentation publique FretGuard décrit la lecture des factures. Elle ne signifie pas qu’un import depuis votre ERP ou une écriture comptable est déjà disponible : ces échanges doivent être cadrés.

Exemple de rapprochement : trois lignes, trois décisions

• Référence exacte et grille valide : la ligne peut être recalculée.
• Référence qui correspond à deux expéditions : une personne doit trancher.
• Supplément sans condition contractuelle disponible : demander la pièce manquante.

Cet exemple est fictif. Trois lignes ont été importées, mais une seule est entièrement contrôlable. Une donnée manquante n’est pas une surfacturation ; une anomalie potentielle n’est pas une économie réalisée.

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Tester ce qui se passe quand le flux échoue

• Un fichier envoyé deux fois ne doit pas doubler la dépense.
• Un import interrompu doit reprendre sans perdre les lignes déjà traitées.
• Une facture corrigée doit rester identifiable comme une nouvelle version.

Vérifiez aussi une grille périmée, une devise différente et un avoir partiel. La finance valide les montants, le transport les règles, et la DSI les échanges. Conservez les résultats attendus et les défauts encore ouverts dans un compte rendu commun.

Restituer une preuve avant de prévoir une écriture ERP

Le résultat doit montrer la facture, la ligne source, la règle, le montant attendu et le responsable de validation. Une demande d’avoir, un avoir accepté et un avoir comptabilisé restent trois étapes distinctes. Tout retour automatique vers l’ERP nécessite ses propres droits, contrôles et procédure de correction.

Construire un dossier d’écart exploitable

Préparer le projet et son exploitation

Pour un premier échange : nom et version de l’ERP, export anonymisé, volume, fréquence et résultat souhaité. Précisez qui confirme les règles et traite les exceptions. Limitez les accès et la conservation des données au besoin convenu.

Après la mise en service, quelqu’un doit surveiller les imports, les rejets et la fraîcheur des données. Convenez du support, des sauvegardes et de la maintenance lorsque l’ERP change. Un nouveau transporteur ou une nouvelle filiale reste une extension à vérifier.

Comprendre l’approche plateforme et module sur mesure